Personvernerklæring Vingmed AB

1. Generelt

Denne policyen for behandling av personopplysninger (personvernerklæring) beskriver hvordan Vingmed samler inn og behandler informasjon om deg.

Personvernerklæringen gjelder for personopplysninger som du gir til oss, eller som vi kan komme til å samle inn via Vingmeds nettsteder.  

Vingmed er behandlingsansvarlig for dine opplysninger. Alle henvendelser til Vingmed kan rettes via kontaktopplysningene som er oppgitt i avsnitt 7.

2. Hvilke personopplysninger samler vi inn, og for hvilke formål?

Til våre kunder

Vingmeds kundebase finnes innenfor helsesektoren. 

Vi behandler de opplysningene som du gir til oss, og som er nødvendige for at vi skal kunne oppfylle vårt ansvar som leverandør av medisinsk utstyr og legemidler på en effektiv og sikker måte. Informasjonen kan gis til oss via f.eks. e-post, telefon eller via vårt nettsted. Informasjonen kan også komme til oss via tredjepart.

Når du kjøper et produkt, en opplæring eller en tjeneste ved å sende en bestilling til oss eller kommunisere med oss via f.eks. e-post, telefon e.l., samler vi inn de opplysningene du selv oppgir, som navn, arbeidssted og adresse, telefonnummer på jobb og e-post.

Formålet med behandlingen av opplysningene er å kunne levere varer og tjenester til deg og din bedrift og for øvrig oppfylle vår avtale med deg som kunde, inkludert å kunne administrere dine rettigheter til å fremme reklamasjoner. Informasjon om dine kjøp behandles også for å oppfylle lovkrav, inkludert bokføring, regnskap og sporbarhet av produktet.

Informasjon om hvilke produkter du kjøper og eventuelt returnerer, lagres i vårt ERP-system, og av hensyn til lovpålagt sporbarhet vil denne informasjonen ikke bli slettet. 

Dersom vi registrerer informasjon om deg i vårt CRM-system (Customer Relationship Management) eller eventuelt i kundeportalen, vil du bli informert om dette. Opplysningene vi har lagret om deg, er kun tilgjengelige for ansatte i Vingmed og vil bli slettet eller anonymisert fem år etter at du ikke lenger er kunde hos oss, eller 5 år etter at pågående dialog er avsluttet. Vi registrerer kun generell informasjon. 

Dersom du har samtykket til å motta nyhetsbrev og lignende, kan samtykket når som helst trekkes tilbake. Kontakt oss ved behov (se kontaktopplysninger i avsnitt 7).

I enkelte tilfeller kan vi levere bedriftsprodukter direkte hjem til en privatperson. Dette skjer etter finansiering fra en kommune eller en bestilling fra et sykehus. I slike tilfeller lagrer vi navn, adresse, telefonnummer, CPR-nummer (CPR-nummer er et personnummer, og lagring av CPR-nummer gjelder kun i Danmark) og hvilke produkter vi har levert. Der det er aktuelt, lagres CPR-nummeret for å sikre en entydig identifikasjon i forbindelse med fakturering og kommunikasjon med din kommune eller ditt sykehus. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er den danske databeskyttelsesloven § 11 (3).

Den innsamlede informasjonen vil ikke bli brukt til profilering.

Undersøkelser

Fra tid til annen kan vi invitere deg til å delta i en undersøkelse for å fastslå nivået på kundetilfredsheten eller identifisere mulige forbedringsområder. Vi kan sende deg en særskilt invitasjon til å delta i en slik undersøkelse basert på vår berettigede interesse i å gjennomføre undersøkelsen. Du kan når som helst velge å ikke motta denne typen kommunikasjon.

Personopplysningene som samles inn i forbindelse med undersøkelsen, kan omfatte navn, e-postadresse, telefonnummer, undersøkelsesresultater og eventuelle tekstmeldinger du har skrevet i undersøkelsen.

Forretningsformålet og den berettigede interessen i å samle inn opplysningene dine er å kunne svare på eventuelle tilbakemeldinger fra deg, det vil si:

• Hvis du har påpekt et problem som vi må løse

• For å få ytterligere innsikt i opplevelsen du har beskrevet

• For å informere deg om tiltak vi kan iverksette internt for å løse problemet ditt eller forbedre opplevelsen din

Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger er artikkel 6.1 b, c og f i personvernforordningen.

Rapportering av bivirkninger

Vi vil alltid motta rapporter om bivirkninger i anonymisert form med et saks-ID-nummer for å identifisere rapporten. Ettersom alle personopplysninger, inkludert slike saks-ID-er, anses som sensitive personopplysninger, vil vi likevel håndtere disse rapportene i samsvar med dette og alltid videresende slike rapporter til relevante mottakere via kryptert e-post.

Til våre leverandører

Når du kommuniserer med oss, f.eks. via e-post eller via vårt nettsted, samler vi inn de opplysningene du selv oppgir, f.eks. navn, firma, firmaadresse, telefonnummer på jobb og e-post.

Informasjonen lagres delvis i vårt ERP-system, og i den grad du er leverandør av medisinsk utstyr eller legemidler for videresalg, vil opplysningene dine normalt også bli lagret i vår leverandørportal og eventuelt i vårt CRM-system. Du vil bli informert om dette.

Formålet med databehandlingen er at vi skal kunne oppfylle våre avtaleforpliktelser og avtaler med din bedrift.

Fra tid til annen kan vi invitere deg til å delta i en undersøkelse i due diligence-øyemed.

3. Mottakere av personopplysninger

Informasjon om navn, adresse, e-post, telefonnummer samt eventuelt ordrenummer og spesifikke leveringsønsker videresendes til logistikkpartnere som er ansvarlige for levering av varer til deg.

Opplysningene dine kan også bli utlevert til tredjepart dersom det er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser i forbindelse med tilbakekalling av produkter, korrigerende tiltak eller bivirkninger. I denne sammenhengen vil tredjeparten kun være produsenten av utstyret eller den nasjonale vedkommende myndighet.

Personopplysninger lagres på servere som driftes av våre IT-leverandører. Vi har databehandleravtaler med alle våre IT-leverandører for å sikre at personopplysninger beskyttes i samsvar med personvernforordningen.

De lagrede personopplysningene er beskyttet av brannmurer. Individuelle passord kreves for å få tilgang til våre IT-systemer. All informasjon lagres innenfor EU/EØS.

Informasjonskapsler (cookies) på vårt nettsted

Vi kan bruke informasjonskapsler (cookies) og andre internettidentifikatorer for å muliggjøre levering av nettbaserte tjenester og forbedre den generelle brukeropplevelsen på vårt nettsted. Informasjonskapsler er små tekstfiler som nettstedet vårt sender til brukerens nettleser. De har ulike formål, inkludert, men ikke begrenset til:

1. Nødvendige informasjonskapsler: Disse informasjonskapslene er nødvendige for den grunnleggende funksjonaliteten på nettstedet vårt og gjør det mulig for brukeren å navigere på nettstedet og bruke dets kjernefunksjoner.

2. Analysekapsler: Disse informasjonskapslene samler inn informasjon om hvordan besøkende bruker nettstedet vårt. De hjelper oss å forstå hvilke sider som besøkes mest og hvordan brukerne samhandler med innholdet vårt, og gjør det mulig for oss å gjøre datadrevne forbedringer av tjenestene våre.

3. Preferansekapsler: Preferansekapsler lagrer brukerspesifikke innstillinger, som språkpreferanser og tilpasninger, for å forbedre brukerens opplevelse.

4. Markedsføringskapsler: Enkelte informasjonskapsler kan brukes til markedsførings- og reklameformål, slik at vi kan levere skreddersydd innhold og annonser basert på brukerens interesser.

Informasjonskapslene som brukes på nettstedet vårt, kan enten tilhøre og driftes av Vingmed eller av tredjepartsleverandører. Tredjepartskapsler brukes til spesifikke funksjoner, analyser og markedsføring.

Brukere av våre nettbaserte tjenester kan gi eller trekke tilbake sitt samtykke til bruk av informasjonskapsler via innstillingene i nettleseren. Deaktivering av informasjonskapsler kan påvirke brukerens mulighet til å få tilgang til enkelte funksjoner på nettstedet vårt.

 

4. Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for at vi behandler personopplysningene dine, er avtalen/kontrakten/bestillingen, jf. artikkel 6.1 b i personvernforordningen, og/eller lovgivningen, jf. GDPR artikkel 6.1 c i personvernforordningen, og/eller for at vi skal kunne ivareta en berettiget interesse. Den berettigede interessen som begrunner behandlingen, er markedsføring av produkter og/eller tjenester.

 

5. Sikkerhet

Vi har iverksatt egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak mot at personopplysninger utilsiktet eller ulovlig blir ødelagt, går tapt, endres eller forringes, eller kommer til uvedkommendes kunnskap eller misbrukes.

 

6. Dine rettigheter

I forbindelse med registreringen av opplysningene dine og kontakthistorikken din har du følgende rettigheter:

• Rett til innsyn i opplysningene vi har registrert om deg, jf. artikkel 15 i forordningen

• Rett til å få opplysninger rettet eller slettet, jf. artikkel 16 og 17 i forordningen

• Rett til å protestere mot vår behandling av opplysningene dine, jf. artikkel 21 i forordningen

 

Du kan lese mer om dine rettigheter her: 

 

7. Kontaktopplysninger

Vingmed er behandlingsansvarlig for personopplysningene dine.

Dersom du har spørsmål eller ønsker å benytte deg av rettighetene ovenfor, vennligst kontakt: